WAS HABE ICH BEI DER BEGLAUBIGUNG ZU BEACHTEN?

Anerkannt werden nur amtliche Beglaubigungen einer deutschen Behörde oder der Deutschen Diplomatischen Vertretung. Amtlich beglaubigen kann jede öffentliche Stelle, die ein Dienstsiegel führt. Beglaubigungen sind natürlich auch in notarieller Form möglich. Anerkannt werden auch Beglaubigungen der öffentlich-rechtlich organisierten Kirchen.

Die Beglaubigung muss folgendes enthalten:

1. einen Vermerk, der bescheinigt, dass die Kopie/Abschrift mit dem Original übereinstimmt (Beglaubigungsvermerk)
2. die Unterschrift des Beglaubigenden
3. den Abdruck des Dienstsiegels

Ein Dienstsiegel enthält in der Regel ein Emblem. Ein einfacher Schriftstempel genügt nicht.

Besteht die Kopie/Abschrift aus mehreren Einzelblättern, muss nachgewiesen werden, dass jede Seite von derselben Urkunde stammt. Es genügt, wenn nur eine Seite mit dem Beglaubigungsvermerk und der Unterschrift versehen ist, sofern alle Blätter schuppenartig übereinandergelegt, geheftet und so gesiegelt werden, dass auf jeder Seite ein Teil des Dienstsiegelabdrucks erscheint. Natürlich kann auch jede Seite gesondert beglaubigt werden. Achten Sie aber in diesem Fall darauf, dass auf jeder Seite des Originals Ihr Name steht. Ist er nicht überall angegeben, muss er in die Beglaubigungsvermerke aufgenommen werden, zusammen mit einem Hinweis auf die Art der Urkunde.

Befindet sich auf der Vorder- und Rückseite eines Blattes eine Kopie und kommt es auf den Inhalt beider Seiten an,  muss sich der Beglaubigungsvermerk auf die Vorder- und Rückseite beziehen (z. B. "Hiermit wird beglaubigt, dass die vor-/umstehende Kopie mit dem Original übereinstimmt"). Ist dies nicht der Fall, müssen Vorder- und Rückseite gesondert beglaubigt werden.

Befindet sich auf dem Original ein im Papier eingedrücktes Siegel (ein sogenanntes Prägesiegel), so wird dieses in der Regel auf der Kopie sichtbar sein. Der Beglaubigungsvermerk muss dann dahin erweitert werden, dass sich auf dem Original ein Prägesiegel der Ausstellerin oder des Ausstellers der Bescheinigung/Urkunde befunden hat.

Genügt die Beglaubigung den genannten Anforderungen nicht, erkennt die Hochschule den Beleg nicht an.