DATENSCHUTZRECHTLICHE HINWEISE ZUM BEWERBUNGSMANAGEMENT DER HOCHSCHULE RHEINMAIN
Nutzungsbedingungen
Besondere Datenschutzhinweise für Bewerberinnen und Bewerber an der Hochschule RheinMain (Art. 13 DSGVO)
Liebe Bewerberin, lieber Bewerber,
wir freuen uns über Ihr Interesse an unserer Hochschule.
Gemäß den Vorgaben von Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) informieren wir Sie hiermit über die Verarbeitung der von Ihnen im Rahmen des Bewerbungsprozesses übermittelten sowie ggf. von uns erhobenen personenbezogenen Daten und Ihre diesbezüglichen Rechte.
1. Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts
Hochschule RheinMain
Kurt-Schumacher-Ring 18
65197 Wiesbaden
https://www.hs-rm.de
Die Hochschule RheinMain ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts. Sie wird durch die Präsidentin Prof. Dr. Eva Waller gesetzlich vertreten.
E-Mail: praesidentin(at]hs-rm.de
2. Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten
E-Mail: datenschutzbeauftragter(at)hs-rm.de
3. Zweck und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO), dem Hessischen Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetz (HDSIG) und dem Hessischen Beamtengesetz (HBG) soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungs-/Beamtenverhältnisses mit uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 Uabs. 1 lit. e, Abs. 3 Satz 1 lit. b DSGVO i.V.m. §§ 23 Abs.1 HDSIG / 86 Abs.4 HBG (s. dazu HeBDI, Handreichung zur Verarbeitung personenbezogener Daten von Beschäftigten im Lichte des EuGH-Urteils vom 30. März 2023 Rs. C-34/21, S. 6).
Weiterhin können wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, sofern dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) erforderlich ist. Hierzu gehören gemäß Art. 20 HDSIG Abs. 1 alle Angaben, die erforderlich sind, um die aus dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erwachsenden Rechte auszuüben und den diesbezüglichen Pflichten nachzukommen, so auch das Vorhandensein einer Schwerbehinderung.
Wenn Sie bei der Anbahnung von Beamtenverhältnissen in die engere Auswahl kommen, haben wir als Dienstherren die Pflicht, unterlegenen Bewerbern Ihre Identität zu offenbaren.
Kommt es zu einem Beschäftigungs-/Beamtenverhältnis zwischen Ihnen und uns, können wir gemäß Art. 6 Abs. 1 Uabs. 1 lit. b, c und e DSGVO die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten für die Durchführung des Beschäftigungs-/Beamtenverhältnisses verarbeiten.
4. Kategorien personenbezogener Daten
Wir verarbeiten nur solche Daten, die im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung stehen. Das Bewerbungsverfahren umfasst dabei sämtliche Vorgänge, die im Zusammenhang mit der Begründung eines Beschäftigungs-/Beamtenverhältnisses erforderlich sind, unabhängig von der Art der zu besetzenden Stelle.
Die zu verarbeitenden Daten können Kontaktdaten und alle weiteren von Ihnen im Rahmen der Bewerbung mitgeteilten Daten (Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationen, Antworten auf Fragen, Bilder usw.) sein (nachfolgend: Bewerbungsdaten). Sollten Bewerbungsgespräche, Fachgespräche oder Probelehrveranstaltungen über ein Videokonferenztool - ZoomX oder Jitsi Meet - abgehalten werden, werden technische Daten verarbeitet, um den Verbindungsaufbau zu gewährleisten, sowie das bewegte Bildnis und das gesprochene Wort der Bewerber:innen.
Die HSRM verarbeitet Ihre Bewerbungsdaten nur zum Zwecke der Kommunikation im Bewerbungsverfahren sowie zur Entscheidung über die Stellenbesetzung, d.h. um beurteilen zu können, ob Sie die Eignung, Befähigung und fachliche Leistung für die Stelle, auf die Sie sich bewerben, besitzen. Die Daten werden ferner dazu verwendet, den ordnungsgemäßen Verfahrensablauf zu dokumentieren.
5. Quellen der Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Kontaktaufnahme bzw. Ihrer Bewerbung von Ihnen über das Bewerbungsportal BITE, postalisch, per E-Mail oder bei Bewerbungsgesprächen, Fachgesprächen bzw. Probelehrveranstaltungen möglicherweise über einen Videokonferenzanbieter erhalten.
6. Empfänger der Daten
Empfänger der in den Bewerbungsunterlagen enthaltenen personenbezogenen Daten sind die Personalabteilung (SG III.1, SG III.2, SGIII.3), die jeweils zuständigen Personalverantwortlichen der HSRM sowie Personalvertretungen und die am Bewerbungsverfahren im Rahmen ihrer Gesetzlichen Aufgaben zu beteiligen sind (Personalrat, Frauenbeauftragte und ggf. die Schwerbehindertenvertretung).
Sofern es für das Bewerbungsverfahren oder dessen Abwicklung erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten auch an Dritte weitergegeben. Hierzu zählt insbesondere die Weitergabe an Mitglieder und Beteiligte von Berufungskommissionen, Auswahlkommissionen, Gutachter sowie ggf. Ärzte und andere öffentliche Stellen.
Für unser Online-Bewerbungsportal nutzen wir eine Bewerbungsmanagementsoftware der Firma BITE GmbH, Resi-Weglein-Gasse 9, 89077 Ulm, Deutschland Fon: +49 (0) 731/14 11 50-0, Fax: +49 (0) 731/14 11 50-10, info(at)b-ite.de. Ihre im Bewerbungsportal eingegebenen Daten werden für uns bei der Firma BITE GmbH gespeichert. Alle notwendigen technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust und Missbrauch zu schützen, werden von uns und in unserem Auftrag von der Firma BITE GmbH getroffen.
Unter Umständen können Bewerbungsgespräche über die im BITE Bewerbermanager integrierte Videokonferenz-Software (Jitsi Meet) geführt werden. Ebenso kann es sein, dass Bewerbungsgespräche, Fachgespräche oder Probelehrveranstaltungen über das Videokonferenztool ZoomX abgehalten werden. Mit ZoomX besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), der sicherstellt, dass die anfallenden personenbezogenen Daten nur in unserem Auftrag verarbeitet werden.
Diese Sitzungen werden grundsätzlich nicht aufgezeichnet und nicht mit Dritten geteilt.
7. Übermittlung in ein Drittland
Eine Übermittlung in ein Drittland findet grundsätzlich nicht statt.
8. Dauer der Datenspeicherung
Ihre personenbezogenen Daten bzw. Bewerbungsunterlagen werden maximal sechs Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens, d.h. der Bekanntgabe der Absageentscheidung bzw. bei Beamtenverhältnissen nach Rufannahme, gelöscht. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten darüber hinaus nur, soweit dies gesetzlich oder im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen für die Dauer eines Rechtsstreits erforderlich ist. Kommt es im Anschluss an das Bewerbungsverfahren zu einem Beschäftigungs-/Beamtenverhältnis, werden Ihre Daten, soweit erforderlich und zulässig, in die Personalakte überführt.
Bei Jitsi Meet werden die technischen Daten nach 7 Tagen gelöscht. Bei ZoomX werden diese Daten routinemäßig nach spätestens 18 Monaten gelöscht.
9. Ihre Rechte
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Mitteilung nach Art. 19 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO.
Die Geltendmachung des Rechts auf Löschung im laufenden Bewerbungsverfahren muss als Rücknahme der Bewerbung gewertet werden.
Zur Wahrung Ihrer Rechte können Sie uns gerne kontaktieren: bewerbung(at)hs-rm.de
Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der Hessischen Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs:
Hessische Datenschutzbeauftragte
Postfach 3163
65021 Wiesbaden
Telefon: +49 611 1408 – 0
Telefax: +49 611 1408 – 611
10. Erforderlichkeit der Bereitstellung personenbezogener Daten
Die Bereitstellung personenbezogener Daten im Rahmen von Bewerbungsprozessen ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Sie sind somit nicht verpflichtet, Angaben zu Ihren personenbezogenen Daten zu machen.
Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist jedoch für die Rechtmäßigkeit des durchzuführenden Auswahlverfahrens erforderlich. Das Fehlen von relevanten personenbezogenen Daten in den Bewerbungsunterlagen kann die Nichtberücksichtigung bei der Stellenbesetzung zur Folge haben. Für die Hochschule RheinMain ergeben sich die rechtlichen Vorgaben für das Auswahlverfahren insbesondere aus Art. 33 Abs. 2 GG, dem AGG, ggf. dem HessHG und dem Haushaltsrecht. Danach ist die Auswahlentscheidung nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung zu treffen.
11. Automatisierte Entscheidungsfindung
Da die Entscheidung über Ihre Bewerbung nicht ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruht, findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.
12. Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung des Job-Newsletters
Für den Job-Newsletter nutzen wir die Firma BITE GmbH, mit der wir ein Auftragsverarbeitungsverhältnis haben. Die Nutzung des Job-Newsletters ist gemäß Art. 6 Abs. 1 lit a DSGVO grundsätzlich freiwillig. Dafür wird in erster Linie eine E-Mail-Adresse benötigt. Des Weiteren wird erfasst:
-Suchparameter (also z. B. Professur, Stelle in Verwaltung und Technik, für die der:die Abonnent:in Stellenangebote erhalten möchte), Quellenkennzeichnung ‚job-alert‘, Job Alert ID
-Technische Daten: Erstellungsdatum, Datum der letzten Ausführung, Double Opt In Status, technische Logdaten, hierbei werden die IP-Adressen gekürzt den Logs zugeführt. Die Aufbewahrungsfrist der Logdaten beträgt 7 Tage.
Das Abonnement endet, sobald sich der:die Abonnent:in abgemeldet hat. Die gespeicherten Daten werden nach der Abmeldung gelöscht.