ZENTRALE SPERRUNG UND LÖSCHUNG LMS
Gemäß § 11 der seit dem 27.10.2020 geltenden Satzung zum Schutz personenbezogener Daten bei multimedialer Nutzung von E-Learning-Verfahren an der Hochschule RheinMain (E-Learning-Satzung, Amtliche Mitteilung Nr. 701) gelten rechtliche Rahmenbedingungen für die Speicherfristen von Lehrveranstaltungen in den Learning-Management-Systemen. Aus datenschutzrechtlichen Gründen dürfen virtuelle Lehrveranstaltungen demnach nicht unbegrenzt vorgehalten werden.
Vor diesem Hintergrund müssen wir Sie darüber informieren, dass zum Ende des Wintersemesters 2024/25 das IT- und Medienzentrum weiterhin dazu verpflichtet ist, eine zentrale Sperrung und Löschung der betroffenden Inhalte auf den Systemen Stud.IP und ILIAS durchzuführen. Die Löschung wird am 04.04.2025 durchgeführt.
Wir bitten Sie daher, alle weiterhin benötigten Dateien und Informationen aus Ihren relevanten Stud.IP-Veranstaltungen (z.B. Ankündigungen, ClockEd-Dateien, Umfragen etc.) und ILIAS-Kursen (z.B. Dateien, Tests, Lernmodule etc.) extern zu sichern. Dies bezieht sich bspw. auf Konzepte, Ideen oder selbsterstellte Vorlagen ohne Personenbezug zu den Studierenden, diese können unendlich lange auf externen Arbeitspeichern hinterlegt und ggf. in weitere Veranstaltungen/Kurse überführt werden. Inhaltsdaten, die hingegen personenbezogene Daten enthalten (wie prüfungsrelevante Abgaben), dürfen nur dann extern gesichert werden, wenn andere Regelungen als die der E-Learning-Satzung eine längere Aufbewahrung vorsehen (bspw. die Aufbewahrungsregelungen der HImmaV). Anleitungen zur Sicherung finden Dozent:innen auf dieser Seite.
Die zentrale Sperrung und Löschung wird zukünftig mit vorheriger Ankündigung semesterweise durchgeführt.
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an das IT- und Medienzentrum.
Sperrung von Veranstaltungen:
Stud.IP-Veranstaltungen werden nach Ablauf von zwei Semestern, also bis einschließlich zum Wintersemester 2023/24, gesperrt. Eine Sperrung hat folgende Effekte:
- Es können keine weiteren Teilnehmer:innen mehr zur Veranstaltung hinzugefügt werden, ein Selbsteintrag ist ebenfalls nicht mehr möglich.
- Es ist nicht mehr möglich, Grunddaten der Veranstaltung als Lehrende:r, Tutor:in oder Admin zu ändern.
- Möglich bleibt aber weiterhin: Benachrichtigungen verschicken, neue Dateien als Lehrende:r oder Tutor:in einstellen, Herunterladen von Dateien durch die Teilnehmer:innen, Zugriff auf einen verknüpften ILIAS-Kurs, Zugriff auf den Reiter "Videos"
- Veranstaltungen, die einst nach der alten Archivierungsfunktion archiviert wurden, finden Sie weiterhin unter "Veranstaltungen -> links im Menü: archivierte Veranstaltungen". Auf die bereits archivierten Veranstaltungen hat die neue Sperrfunktion keine Auswirkungen.
Löschung von Veranstaltungen:
- Stud.IP-Veranstaltungen, die älter als vier Semester sind, also bis einschließlich zum Wintersemester 2022/23, werden samt aller Inhalte gelöscht. Dies betrifft auch alle ILIAS-Kurse, die mit einer von der Löschung betroffenen Stud.IP-Veranstaltung verknüpft sind. Einen mit Stud.IP verknüpften ILIAS-Kurs erkennen Sie an dem "Besitzer: studip_ilias" im Info-Reiter. Diese Löschung ist endgültig, es können keine Inhalte wiederhergestellt werden.
- Wichtig: Möchten Sie alte bestehende Stud.IP-Kurse weiterhin nutzen, haben Sie die Möglichkeit, das Semester der Veranstaltung zum aktuellen Semester hin zu ändern. Beachten Sie aber dabei, dass Sie weiterhin verpflichtet bleiben, die datenschutzrechtlichen Löschfristen personenbezogener Studierendendaten zu beachten.
